Bagi pelaku usaha yang baru pertama kali mengurus pendaftaran merek, menerima amplop berwarna kuning dari Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) Kemenkumham RI sering kali langsung diasosiasikan dengan berita buruk. Padahal, tidak semua surat dari DJKI berujung pada penolakan. Salah satu yang paling sering menimbulkan kepanikan adalah Surat Usulan Penolakan (bahasa Inggris: Office Action / Refusal).
Surat ini pada dasarnya adalah pernyataan keberatan dari pemeriksa merek di DJKI yang melihat adanya indikasi merek Anda tidak memenuhi syarat substantif. Ini bukan vonis mati, melainkan undangan untuk berargumen. Artikel ini mengulas langkah-langkah yang perlu Anda tempuh ketika surat itu tiba di meja kerja.
Apa Itu Surat Usulan Penolakan?
Surat Usulan Penolakan diterbitkan setelah pemeriksa DJKI melakukan pemeriksaan substantif terhadap permohonan merek Anda. Pemeriksaan ini dilakukan setelah tahap pemeriksaan administratif dan masa publikasi berakhir. Jika pemeriksa menemukan alasan kuat untuk menolak, DJKI akan mengirimkan surat resmi yang merinci dasar penolakan tersebut.
Surat ini biasanya menyebutkan secara eksplisit pasal yang menjadi dasar keberatan, misalnya Pasal 21 ayat (1) UU No. 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis. Sejak surat diterbitkan, Anda memiliki waktu untuk menanggapi - bukan untuk melawan secara konfrontatif, melainkan untuk menyusun argumentasi hukum yang meyakinkan.
Alasan Paling Umum: Kesamaan pada Pokoknya
Berdasarkan pengalaman praktik, lebih dari 80 persen usulan penolakan disebabkan oleh satu hal: persamaan pada pokoknya dengan merek pihak lain yang sudah terdaftar lebih dulu. Pasal 21 ayat (1) huruf a UU Merek secara tegas melarang pendaftaran merek yang memiliki persamaan pada pokoknya dengan merek milik orang lain untuk barang dan/atau jasa sejenis.
Penilaian persamaan ini tidak hanya sebatas kemiripan teks. Pemeriksa DJKI akan melihat tiga aspek utama:
- Persamaan Visual: Tampilan logo, tipografi huruf, komposisi warna, dan elemen grafis secara keseluruhan.
- Persamaan Fonetik: Bunyiucapkan nama merek, termasuk aksen dan pengucapan dominan di lidah konsumen Indonesia.
- Persamaan Konseptual: Makna, ide, atau kesan yang muncul di benak konsumen ketika mendengar atau melihat merek tersebut.
Jika dua dari tiga aspek di atas menunjukkan kemiripan yang signifikan, dan merek-merek tersebut digunakan untuk barang atau jasa dalam kelas Nice yang sama atau berdekatan, usulan penolakan hampir pasti keluar.
Batas Waktu Fatal: 30 Hari
Ini adalah bagian yang paling krusial. Setelah menerima Surat Usulan Penolakan, pemohon wajib mengajukan tanggapan dalam jangka waktu paling lama 30 hari terhitung sejak tanggal surat diterbitkan. Ketentuan ini diatur secara limitatif dalam Pasal 26 UU Merek.
Batas waktu 30 hari ini adalah hard deadline. Tidak ada perpanjangan. Tidak ada dispensasi untuk hari raya, cuti bersama, atau alasan Force Majeure lainnya. DJKI tidak mengirim surat peringatan kedua. Begitu hari ke-31 tiba dan tidak ada tanggapan masuk, permohonan Anda secara otomatis berstatus Ditolak tanpa ada kesempatan kedua.
Praktiknya, batas 30 hari sudah termasuk sempit. Diperlukan waktu untuk: membaca dan memahami dasar penolakan, mengumpulkan bukti-bukti pembanding, menyusun argumen hukum dalam format yang lazim di DJKI, hingga mengajukan secara resmi. Karena itulah banyak pemohon yang langsung menggunakan jasa Konsultan HKI Terdaftar begitu surat itu datang.
Risiko Jika Sanggahan Diabaikan
Mengabaikan Surat Usulan Penolakan sama artinya dengan melepas merek Anda sendiri. Konsekuensinya bersifat permanen dan berjenjang. Pertama, permohonan Anda akan dianulir oleh DJKI dengan status Penolakan. Kedua, merek yang pernah Anda ajukan akan tercatat dalam basis data DJKI sebagai merek yang pernah ditolak, sehingga menyulitkan upaya pendaftaran ulang di masa depan dengan nama yang sama. Ketiga, waktu dan biaya yang sudah Anda keluarkan untuk proses pendaftaran awal menjadi sia-sia.
Yang lebih fatal, jika Anda tetap menggunakan merek tersebut untuk kegiatan komersial tanpa perlindungan hukum, Anda berada dalam posisi rentan. Pemilik merek terdaftar yang merasa dirugikan dapat mengajukan somasi, menuntut ganti rugi melalui Pengadilan Niaga, hingga meminta penyitaan barang bukti atas dasar pelanggaran merek.
Solusi: Layanan Sanggahan Merek Profesional
Sanggahan atau Hearing adalah mekanisme hukum yang dirancang untuk menjawab usulan penolakan. Dalam proses ini, Anda (atau Konsultan HKI yang Anda kuasakan) menyusun dokumen tertulis yang berisi argumen hukum, bukti-bukti pembanding, serta klarifikasi atas keberatan pemeriksa. Dokumen ini kemudian diajukan kembali ke DJKI untuk dievaluasi ulang oleh pemeriksa yang sama atau bahkan tim penilai di tingkat banding di DJKI.
Penyusunan sanggahan yang efektif membutuhkan dua hal: pemahaman mendalam terhadap basis data merek terdaftar di DJKI, dan kemampuan meramu argumen dalam bahasa hukum yang sistematis. Inilah alasan mengapa menggunakan Layanan Sanggahan Merek profesional dari Konsultan HKI Terdaftar menjadi pilihan yang sangat rasional. Konsultan akan melakukan penelusuran mendalam, memetakan potensi kelemahan merek, lalu membangun narasi pembelaan yang fokus pada perbedaan substansial dengan merek-merek pembanding.
Di HAKASA Group, Layanan Sanggahan Merek kami mencakup analisis menyeluruh terhadap dasar penolakan, penyusunan dokumen tanggapan resmi sesuai format DJKI, hingga pendampingan sampai diterbitkannya keputusan akhir. Layanan ini dirancang untuk merek yang ingin mempertahankan haknya tanpa harus langsung berperkara di Pengadilan Niaga.
Jika Anda baru saja menerima Surat Usulan Penolakan, jangan tunda untuk mencari pendamping hukum yang tepat. Satu hari keterlambatan bisa berarti hilangnya satu tahun perlindungan merek.
Sumber & Referensi:
- Undang-Undang No. 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis, Pasal 21 ayat (1) dan Pasal 26.
- Pedoman Pemeriksaan Substantif Merek DJKI Kemenkumham RI, edisi revisi 2024.
- Trilio, “Surat Usulan Penolakan Merek dari DJKI: Panduan Sanggahan” (15 Juni 2026).